Ziel des Workshops war es, die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen der Fachabteilung im Hinblick auf die Automatisierung regulatorischer Workflows zu identifizieren und Lösungen zu entwickeln. Dieses Vorhaben ist besonders relevant für die Integration von Systemen wie 3DEXPERIENCE und BPM ITEROP, die beide entscheidend zur Optimierung von Prozessen in der Finanzbranche beitragen.
Im Rahmen des Workshops wurden verschiedene Aspekte der Digitalisierung und Workflow-Automation eingehend diskutiert. Die Teilnehmer setzten sich das Ziel, spezifische Workflows zu analysieren, die mit Compliance-Anforderungen verbunden sind, darunter Vorgaben der BaFin, DORA und ESG-Reporting.
Ein weiterer zentraler Punkt war die Erarbeitung eines Low-Code Ansatzes, um die Umsetzungszeit für regulatorische Anforderungen signifikant zu verkürzen. Die Rückmeldungen der Fachabteilung haben gezeigt, dass ein solcher Ansatz es ermöglicht, schnell auf gesetzliche Änderungen zu reagieren und gleichzeitig die Effizienz der internen Abläufe zu steigern.
Die Teilnehmer haben gemeinsam unter anderem folgende Ziele formuliert:
- Identifizierung der größten Herausforderungen in bestehenden Workflow-Prozessen.
- Entwicklung von Prototypen für regulatorische Digital Twins, um eine Echtzeit-Sichtbarkeit in den Prozessen zu gewährleisten.
- Schaffung eines klaren Rahmens für den Einsatz von 3DEXPERIENCE als bankfähige Lösung, die auf spezifische Compliance-Anforderungen zugeschnitten ist.
Zusammengefasst verfolgte der Workshop das Ziel, konkrete Lösungen zu erarbeiten, die nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, sondern auch messbare Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen mit sich bringen, um einen nachhaltigen ROI zu gewährleisten.
Erarbeitete Konzepte
Die im Workshop erarbeiteten Konzepte konzentrieren sich auf die Nutzung modernster Technologien, um die regulatorischen Herausforderungen im Finanzsektor zu bewältigen. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Konzepte ist der Einsatz von Digital Twins, die den Finanzinstituten nicht nur eine klare Visualisierung der Compliance-Prozesse bieten, sondern auch die Möglichkeit, diese in Echtzeit zu überwachen und anzupassen.
Die Gruppe hat verschiedene Prototypen entwickelt, die die Prinzipien der BPM ITEROP Cloud integrieren. Diese Prototypen ermöglichen eine effiziente Automatisierung von Workflows, die durch Low-Code-Lösungen leicht implementierbar sind. Dadurch können neue regulatorische Anforderungen schnell und unabhängig von der IT-Abteilung umgesetzt werden, was die Agilität der Fachabteilungen erheblich erhöht.
Ein weiteres Konzept bezieht sich auf die Implementierung eines lückenlosen Audit-Trails. Dieser ist nicht nur notwendig, um den Vorschriften der BaFin und anderen Aufsichtsbehörden gerecht zu werden, sondern bietet auch eine wertvolle Grundlage für interne Kontrollmechanismen und Risikomanagementprozesse. Durch die Schaffung eines transparenten und nachvollziehbaren Protokolls wird die Compliance erheblich gestärkt.
Die erarbeiteten Konzepte beinhalten auch Empfehlungen zur Sicherstellung der Datenresidenz innerhalb der EU und der Mandantentrennung gemäß den Datenschutzstandards. Eine erfolgreiche Implementierung dieser Konzepte garantiert, dass alle Datenvorgänge den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen und somit compliant sind.
Zusätzlich wurde ein Plan zur kontinuierlichen Schulung der Mitarbeiter entwickelt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit den neuen Technologien und Prozessen vertraut sind. Ein solcher Schulungsrahmen fördert nicht nur die Akzeptanz der neuen Arbeitsweisen, sondern erhöht auch die Effizienz bei der Umsetzung von regulatorischen Anforderungen.
Schließlich wurde die Integration von BPM Software als hilfreiches Tool zur Prozessoptimierung hervorgehoben. Der Fokus auf die Kombination von Workflow-Automation und 3DEXPERIENCE bietet den teilnehmenden Institutionen die Möglichkeit, ihre bestehenden Systeme zu verbessern und zukunftssicher zu machen. Dies stellt einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil dar, da Banken und Finanzinstitute damit in der Lage sind, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren und gleichzeitig die Kosteneffizienz zu maximieren.
Implementierung des Workflows
Die Implementierung des erarbeiteten Workflows stellt einen bedeutenden Schritt in der Optimierung der regulatorischen Prozesse dar. Durch den Einsatz von BPM ITEROP und der 3DEXPERIENCE-Plattform werden die ermittelten Konzepte in einem klar strukturierten und nachvollziehbaren Rahmen umgesetzt, der eine effiziente Automatisierung der Workflows ermöglicht.
In der ersten Phase der Implementierung wurde ein detaillierter Fahrplan erstellt, der die einzelnen Schritte der Workflow-Automatisierung beschreibt. Ein wesentlicher Aspekt hierbei ist die Integration der bestehenden Systeme in die 3DEXPERIENCE Cloud. Diese Cloud-Lösung bietet den notwendigen Low-Code Ansatz, der es den Fachabteilungen erlaubt, ohne umfangreiche IT-Ressourcen Anpassungen und Entwicklungen vorzunehmen. Das bedeutet, dass neue regulatorische Anforderungen zeitnah implementiert werden können, ohne dabei auf externe Unterstützung angewiesen zu sein.
Die Implementierung selbst erfolgt in mehreren Iterationen, um sicherzustellen, dass jeder Schritt überprüft und optimiert wird. Zu den ersten Maßnahmen gehört die Schaffung einer einheitlichen Schnittstelle, die den Datenaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen vereinfacht. Dadurch wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Fehlerrate in den Prozessen minimiert.
Ein weiterer zentraler Punkt in der Implementierungsphase ist die Etablierung der regulatorischen Digital Twins. Diese virtuellen Abbilder der realen Prozesse ermöglichen den Finanzinstituten eine Echtzeit-Überwachung und -Analyse ihrer Compliance-Anforderungen. Hierzu wird ein Dashboard entwickelt, das eine umfassende Sicht auf alle relevanten KPIs bietet und es den Verantwortlichen ermöglicht, schnell auf mögliche Abweichungen reagieren zu können.
Um die Sicherheit und Compliance noch weiter zu erhöhen, wird ein Audit-Trail implementiert, der alle Änderungen und Interaktionen mit den Daten lückenlos dokumentiert. Diese Funktion ist besonders wichtig, um den Anforderungen der BaFin und anderer Aufsichtsbehörden gerecht zu werden. Ein solcher Audit-Trail schafft nicht nur Transparenz, sondern dient auch als entscheidendes Werkzeug im Rahmen des Risikomanagements.
Die Schulung der Mitarbeiter spielt in der Implementierungsphase eine entscheidende Rolle. Durch gezielte Trainingsprogramme werden die Mitarbeiter mit den neuen Workflow-Prozessen und Technologien vertraut gemacht. Diese Schulungen fördern nicht nur die Akzeptanz der neuen Anwendungen, sondern stellen auch sicher, dass das gesamte Team auf dem gleichen Stand ist, wenn es um die Einhaltung regulatorischer Vorgaben geht. Die Schulungsmaßnahmen umfassen sowohl theoretische Aspekte als auch praktische Übungen, um eine hohe Bedienerfreundlichkeit und Effizienz im täglichen Geschäft zu gewährleisten.
Ein kontinuierlicher Feedbackprozess wird ebenfalls etabliert, um während der Implementierung weitere Anpassungen vornehmen zu können. Die Rückmeldungen aus den Fachabteilungen fließen fortlaufend in den Verbesserungsprozess ein, sodass die Lösungen stetig optimiert werden können. Diese dynamische Vorgehensweise stellt sicher, dass die implementierten Workflows nicht nur den aktuellen Anforderungen gerecht werden, sondern auch an zukünftige Herausforderungen anpassbar sind.
Insgesamt bietet die Implementierung des neuen Workflows mit 3DEXPERIENCE und BPM ITEROP eine vielversprechende Grundlage für die Transformation der Arbeitsweise in der Finanzbranche. Durch die Automatisierung und Digitalisierung von regulatorischen Prozessen wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Compliance nachhaltig verbessert. Dies unterstützt die Unternehmen dabei, sich langfristig im sich ständig verändernden regulatorischen Umfeld erfolgreich zu behaupten.
Feedback der Teilnehmer
Die Rückmeldungen der Teilnehmer des Workshops waren durchweg positiv und zeugen von einer hohen Zufriedenheit mit den erarbeiteten Konzepten und der Herangehensweise. Viele der Fachabteilungsmitglieder hoben die Bedeutung der strukturierten Diskussionen hervor, die es ermöglichten, individuelle Herausforderungen genau zu identifizieren und spezifische Lösungen zu entwickeln.
Ein häufiger Kommentar bezog sich auf die Relevanz der Nutzung von Digital Twins für Compliance, die als entscheidender Faktor angesehen werden, um eine umfassende Sichtbarkeit in den regulatorischen Prozessen zu gewährleisten. Die Teilnehmer waren sich einig, dass die Visualisierung und Echtzeit-Überwachung der Workflows nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch das Vertrauen in die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben stärken würde.
Die Entwicklung des Low-Code-Ansatzes wurde als besonders vorteilhaft wahrgenommen, da er den Fachabteilungen die Möglichkeit bietet, agil auf Veränderungen reagieren zu können. Einige Teilnehmer berichteten, dass sie durch die neue Technologie in der Lage sind, regulatorische Anforderungen deutlich schneller zu implementieren, was in der heutigen dynamischen Finanzlandschaft von entscheidender Bedeutung ist.
Einige Rückmeldungen bezogen sich auch auf die Schulungsmaßnahmen, die als essenziell für den Erfolg der Implementierung erachtet wurden. Die Teilnehmer gaben an, dass sie durch die praktischen Übungen und theoretischen Schulungen ein höheres Maß an Sicherheit im Umgang mit den neuen Tools erworben haben. Dies wurde als zentral für die langfristige Akzeptanz und den erfolgreichen Übergang zu den neuen Arbeitsabläufen angesehen.
Die Feedbackschleifen und die Möglichkeit zur kontinuierlichen Anpassung des Workflows wurden ebenfalls positiv hervorgehoben. Die Teilnehmer schätzten die Möglichkeit, ihre Ideen und Vorschläge aktiv in den Prozess einzubringen, was zu einem Gefühl der Mitgestaltung und Verantwortung führte. Dies fördert nicht nur die Akzeptanz des neuen Systems, sondern führt auch zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse.
Die Diskussionen über die Ergebnisse der Workshop-Session haben die Teilnehmer ermutigt, ihre neuen Kenntnisse und Tools in ihren täglichen Aufgaben zu integrieren. Viele sahen die erarbeiteten Konzepte als Chance, die bestehenden Effizienzprobleme in ihren Abteilungen konkret anzupacken und die Compliance-Anforderungen proaktiv anzugehen. Die Rückmeldungen lieferten wertvolle Einblicke in die ungenutzten Potenziale, die durch die Implementierung der neuen Lösungen erschlossen werden können.
Insgesamt zeigt das Feedback der Teilnehmer, dass der Workshop nicht nur produktiv war, sondern auch eine wichtige Basis für die weitere Transformation der regulatorischen Workflows legt. Die Erkenntnisse und die Begeisterung für die neuen Technologien und Ansätze lassen darauf schließen, dass die Fachabteilung gut aufgestellt ist, um die kommenden Herausforderungen zu meistern und einen signifikanten Beitrag zur Optimierung der Prozesse und zur Erfüllung regulatorischer Vorgaben zu leisten.
Ausblick und nächste Schritte
Der Ausblick auf die nächsten Schritte zeigt, dass die Fachabteilung entschlossen ist, die erarbeiteten Konzepte und Lösungen in die Praxis umzusetzen. Um den begonnenen Prozess der Workflow-Automatisierung weiter voranzutreiben, wird ein klar definierter Aktionsplan implementiert, der eine schrittweise Umsetzung ermöglicht.
Eine der ersten Maßnahmen besteht darin, ein interdisziplinäres Team zu bilden, das sich aus Mitgliedern der Fachabteilung, IT-Experten und Compliance-Spezialisten zusammensetzt. Dieses Team wird verantwortlich sein für die Überwachung der Implementierung und die Qualitätssicherung der neuen Workflows. Die enge Zusammenarbeit dieser Gruppen soll sicherstellen, dass alle relevanten Perspektiven berücksichtigt werden und mögliche Probleme frühzeitig identifiziert und gelöst werden können.
Ein weiterer Schritt umfasst die Ausarbeitung von detaillierten Benutzerhandbüchern und Schulungsmaterialien für die Mitarbeiter. Diese Ressourcen sind entscheidend, um das Verständnis und die Nutzung der neuen Technologien zu fördern. Zusätzlich werden regelmäßige Schulungen und Workshops angeboten, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder kontinuierlich informiert sind und die Nutzung der Systeme optimiert wird.
Die Evaluation der ersten Implementierungsphase erfolgt durch einen festgelegten Feedbackprozess, der es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Erfahrungen zu teilen und Vorschläge für Verbesserungen einzubringen. Dieser iterative Ansatz wird dafür sorgen, dass die Lösungen nicht nur den aktuellen Anforderungen entsprechen, sondern auch an zukünftige Herausforderungen angepasst werden können.
Langfristig wird die Fachabteilung auch externe Benchmarks und best-practice Beispiele nutzen, um kontinuierlich an der Verbesserung der Prozesse zu arbeiten. Dazu wird eine regelmäßige Analyse der Ergebnisse aus den durchgeführten Änderungen angestrebt, um den Fortschritt in der Automatisierung und der Einhaltung regulatorischer Vorgaben zu messen. Die gewonnenen Daten werden dazu beitragen, Fortschritte zu dokumentieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Zusätzlich werden neue Technologien und Trends in der Finanztechnologie beobachtet, um sicherzustellen, dass die Fachabteilung stets auf dem neuesten Stand bleibt. Kooperationsprojekte mit anderen Finanzinstituten und Technologieanbietern sollen helfen, innovative Lösungen zu entwickeln und deren Implementierung zu beschleunigen.
Die gesamte Maßnahmenplanung wird in einem transparenten Rahmen erfolgen, sodass alle Mitarbeiter den Fortschritt nachvollziehen können und die Möglichkeit haben, sich aktiv in den Prozess einzubringen. Auf diese Weise wird eine Kultur der Offenheit und des kontinuierlichen Lernens gefördert, die entscheidend für den Erfolg der Automatisierungsprojekte ist.
Abschließend lässt sich sagen, dass die kommenden Schritte sowohl die gezielte Umsetzung der erarbeiteten Konzepte als auch die weitere Qualifizierung der Mitarbeiter im Fokus haben. Dies schafft eine solide Basis für eine nachhaltige Optimierung der regulatorischen Prozesse und sichert die Wettbewerbsfähigkeit der Fachabteilung im dynamischen Finanzsektor.
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